INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi degli artt. 13 e 14 Regolamento UE 2016/679
Oltrefrontiera Progetti S.r.l. rispetta le persone con le quali entra in contatto, trattandone i dati personali conformemente al Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali (in prosieguo “Regolamento” o “GDPR”), alla normativa nazionale vigente tra cui il D. Lgs.196/2003 come novellato dal D. Lgs n. 101/2018 (“Codice Privacy”) e il D. Lgs.101/2018, ai Provvedimenti emanati dall’Autorità di Controllo, ove applicabili, nonché allo Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970).
A conferma di questo impegno e per dare esecuzione alle norme che tutelano il trattamento dei dati personali, forniamo qui di seguito le informazioni che permettono all’Interessato di esercitare agevolmente e in modo consapevole i diritti previsti dalla vigente normativa.
Titolare del Trattamento (chi decide perché e come i Suoi dati sono trattati) Oltrefrontiera Progetti S.r.l., con sede legale in Milano, Corso Venezia n. 36, codice fiscale e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Milano, Monza, Brianza, Lodi: 02776890135.
Definizioni I termini “trattamento”, “Titolare del trattamento”, “Responsabile del trattamento”, “dati personali” (incluse le “categorie particolari di dati”), “Interessati”, “terzi”, “destinatari”, “paesi terzi”, “violazione dei dati personali”, “autorità di controllo”, sono utilizzati nell’accezione e con il significato agli stessi attribuiti dalle disposizioni vigenti della normativa sui dati personali alla quale si rinvia.
In particolare, ai sensi dell’art. 4 GDPR, si intende per “Trattamento” qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione e per “dato personale” qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“Interessato”).
Fonte dei dati (qual è l’origine dei dati trattati). I dati sono raccolti direttamente presso l’Interessato, presso la Vostra società o presso terzi, anche mediante la consultazione di banche dati, nell’ambito di eventi, fiere o in fase di negoziazione del contratto, emissione dell’ordine e gestione dei rapporti.
Tipologia di dati personali (quali sono i dati oggetto del Trattamento) Trattiamo principalmente le seguenti tipologie di dati personali c.d. comuni che riguardano Vostri legali rappresentanti, procuratori e/o Vostro personale addetto alla gestione/esecuzione dei contratti (nel seguito “Interessato/i“):
- dati identificativi e di contatto (e.g. nome, cognome, contatti telefonici, indirizzo email);
- altri eventuali dati forniti dalla Vostra Società o dall’Interessato stesso.
Finalità (qual è lo scopo del Trattamento) Tratteremo i dati personali dell’Interessato per finalità di:
- instaurazione, gestione ed esecuzione del rapporto commerciale/contrattuale – ivi inclusi l’invio di comunicazioni tramite posta elettronica inerenti e funzionali alla procedura di acquisto (es.: invio di conferma d’ordine), l’esecuzione dei servizi di consegna, di assistenza all’installazione e post-installazione;
- assolvimento di obblighi di legge e regolamentari (e.g. obblighi fiscali e contabili);
- gestione amministrativa/contabile del rapporto contrattuale, ivi inclusa la gestione delle fatture e dei pagamenti;
- esecuzione di controlli interni (sicurezza, produttività, qualità dei servizi);
- tutela del patrimonio aziendale e sicurezza delle persone.
Base giuridica del Trattamento (condizioni di liceità del Trattamento) Il Trattamento dei dati personali per le finalità indicate è basato:
- sull’esecuzione di un contratto di cui l’Interessato è parte;
- sull’adempimento di obblighi di legge ai quali è soggetto il Titolare;
- sul perseguimento del legittimo interesse del Titolare alla corretta gestione ed esecuzione dei rapporti contrattuali o precontrattuali in ogni fase del rapporto e, relativamente alle immagini riprese dal sistema di videosorveglianza, ad assicurare la sicurezza delle persone e la tutela del patrimonio aziendale, non prevalendo gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’Interessato.
Necessità del conferimento (cosa comporta il rifiuto di conferire i dati)
Il conferimento dei dati dell’Interessato è necessario al perseguimento delle finalità indicate; il mancato, parziale e/o inesatto conferimento dei dati non rende possibile eseguire correttamente obbligazioni e impegni pre-contrattuali e contrattuali.
Modalità del Trattamento (con quali modalità vengono trattati i dati)
I dati personali degli Interessati saranno trattati con sistemi elettronici e manuali, secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile e tutelando la riservatezza dei dati tramite misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato (ad esempio impedendo l’accesso a soggetti non autorizzati salvo i casi obbligatori per legge, o garantendo la capacità di ripristinare l’accesso ai dati in caso di incidenti fisici o tecnici).
Categorie di Destinatari (a chi sono comunicati i dati)
Non diffondiamo i dati personali a terzi indeterminati ma, per il conseguimento delle finalità indicate, potremmo comunicarli a specifiche categorie di destinatari che siano impegnati o abbiano un obbligo legale alla riservatezza, tra cui dipendenti autorizzati e debitamente istruiti; collaboratori, consulenti e società terze fornitrici di servizi (e.g. consulente fiscale; fornitori di strumenti e servizi ICT), che trattano i dati personali nella qualità di Responsabili del trattamento per conto di Oltrefrontiera Progetti S.r.l.; Titolari autonomi, pubblici o privati, nei confronti dei quali la comunicazione dei dati è strumentale o obbligatoria (e.g. autorità giudiziarie, banche); altri soggetti terzi nell’ambito di una transazione societaria quale una vendita, cessione, riorganizzazione, fusione o acquisizione.
I dati personali sono trattati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare avrà la facoltà di trasferire i dati anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa verifica della presenza di un giudizio di adeguatezza da parte della Commissione del sistema di protezione dei dati personali del Paese extra-UE importatore dei dati ovvero adozione delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
Per ogni ulteriore informazione sul trasferimento dei dati personali, è possibile inviare un’email all’indirizzo: [email protected].
Diritti (quali diritti può esercitare)
L’Interessato potrà esercitare, in relazione al Trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal Regolamento (artt. 15-21) e dalla normativa nazionale vigente, ivi inclusi:
- ricevere conferma dell’esistenza dei Suoi dati personali e accedere al loro contenuto (diritto di accesso);
- aggiornare, modificare e/o correggere i Suoi dati personali (diritto di rettifica);
- chiederne la cancellazione o la limitazione del Trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
- opporsi al Trattamento (diritto di opposizione);
- revocare il consenso prestato, nelle ipotesi in cui il Trattamento avvenga sulla base dello stesso, senza pregiudizio per la liceità del Trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca;
- nei casi previsti, ricevere i dati che la riguardano, resi nel contesto del contratto, in formato strutturato e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del Trattamento (diritto alla portabilità dei dati);
- proporre reclamo all’Autorità di controllo o ricorso dinanzi l’Autorità giudiziaria in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali.
Per esercitare tali diritti e ottenere ulteriori informazioni sul Trattamento dei suoi dati personali, l’Interessato può inviare un’email all’indirizzo [email protected].
Conservazione dei dati (per quanto tempo vengono conservati i dati)
I dati saranno conservati nel rispetto della normativa applicabile per la protezione dei dati personali per tutto il periodo di tempo necessario per adempiere alle finalità sopra indicate, pari a 5 anni dalla raccolta degli stessi o, in caso di instaurazione di una relazione contrattuale, 10 anni dalla cessazione, salvo obblighi di legge.
Le immagini riprese dal sistema di videosorveglianza vengono cancellate decorse 24 ore dalla rilevazione.
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PRESA VISIONE DELL’INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Vi impegnate a portare a conoscenza di tutti gli Interessati (e.g. Vs. legali rappresentanti, procuratori, dipendenti che gestiscono i contatti con la nostra Società) i contenuti dell’informativa, all’esclusivo fine di porre la nostra Società in condizioni di ottemperare ai propri obblighi contrattuali e alle connesse norme di legge.